Styrelsens arbete

Oavsett om du är kontaktperson eller om ni är en styrelse har ni ändå samma uppdrag och befogenheter. Om man är ensam förtroendevald är det givetvis inte möjligt att göra lika mycket som om ni är en styrelse. Är ni en styrelse är det lämpligt att dela på uppgifterna utifrån behov och intresse.

Styrelsens arbetssätt och arbetsfördelning

Ni som är invalda i styrelsen bör tidigt diskutera vilka arbetsformer, rutiner och aktiviteter ni ska ha framöver. Kom också överens om hur ofta ni ska ha styrelsemöten och hur långa de ska vara. Det är viktigt att ni som styrelse prioriterar och värderar vad som är strategiskt att jobba med och fördelar arbetet mellan er. 

Exempel på olika ansvarsområden att fördela inom styrelsen

  • Samverkan, medbestämmande och förhandling
    Styrelsen väljer själv hur många och vilka som ska representera i förhandlingsgrupper, medbestämmandekommittéer och samverkansgrupper. Övriga styrelseledamöter kan alltid fungera som bollplank. Andra ansvarsområden som brukar fördelas är löneprocessen, arbetsmiljö och mångfald och jämställdhet.

  • Rekrytera nya medlemmar
    Rekrytering är en grundläggande facklig fråga och alla i styrelsen har ansvar för att rekrytera fler medlemmar. Ju fler medlemmar desto större möjlighet har ni att förhandla fram goda villkor och påverka på arbetsplatsen. Det kan också vara bra att en person ansvarar för samordning och uppföljning av rekryterande aktiviteter samt har kontakt med nyanställda. 

  • Informera och kommunicera med medlemmarna 
    Utse en i styrelsen till kommunikationsansvarig som informerar och håller medlemmarna uppdaterade om vad som händer och skapar dialog.
     
  • Bolagsstyrelseledamot
    Anställda på företag i privat sektor och på kommunala bolag har rätt att ha en person med i bolagsstyrelsen för att få insyn och inflytande över verksamheten när man överstiger ett visst antal anställda. Uppdraget som personalrepresentant skiljer sig från det fackliga uppdraget genom att man representerar alla anställda på arbetsplatsen.

Årsmötet

På årsmötet brukar medlemmarna välja en ordförande och ett antal ledamöter. Kort efter årsmötet hålls ett så kallat konstituerande möte där styrelsen tillsammans fördelar ansvar och uppgifter. Efter fördelningen skickas protokollet till arbetsgivaren och till Sveriges Ingenjörers kansli. Se till att det framgår vilka som är förtroendevalda på arbetsplatsen och hur rollerna i styrelsen är fördelade. På så vis får rätt personer hos er rätt information.

Valberedningen

Valberedningens uppdrag ligger utanför styrelsen. 2-3 personer väljs på årsmötet och har till uppgift att föreslå nya kandidater till styrelsen på kommande årsmöte. Valberedningens uppdrag är att ge ett opartiskt förslag på kandidater till föreningens styrelse. När du lägger förslag på vilka som företräder medlemmarna har du en stor betydelse för det fackliga arbetets gång på arbetsplatsen. Denna roll är därför viktig, ansvarsfull och samtidigt fylld av möjligheter. 

Detta är en guide för dig som är vald till valberedning på ett årsmöte eller som funderar på att bilda en Akademikerförening på din arbetsplats.

Det är medlemmarna som är valberedningens uppdragsgivare och det är hela tiden deras bästa du ska ha i fokus när du funderar över nya förslag till styrelseledamöter.

Under respektive rubrik kan du läsa mer om de olika delarna av uppdraget.

Du kan även ladda ner all information på denna sida här (pdf)

Förutsättningar som valberedare

Det är medlemmarna som är valberedningens uppdragsgivare och det är hela tiden deras bästa du ska ha i fokus när du funderar över nya förslag till styrelseledamöter. 

För att göra ett bra arbete bör ni vara insatta i så väl föreningens verksamhet som SACO-förbundens, samt även känna till vilka uppgifter och vilket ansvar styrelseledamöterna har. God människokännedom, samt kännedom om medlemmarna på arbetsplatsen är en stor fördel. Ett kontinuerligt arbete med att identifiera och fundera över möjliga kandidater till fackliga förtroendeuppdrag underlättar den slutgiltiga nomineringen inför årsmötet.     

Ledamöterna i valberedningen bör ha mod och integritet för att stå upp för sina uppfattningar. Det kan hända att medlemmar har en annan åsikt om lämpliga kandidater än de som valberedningen föreslår, som då får stå upp för och motivera sitt förslag.

Som valberedare bör du inte ha något annat förtroendeuppdrag i föreningen. Skulle någon i valberedningen vilja kandidera till styrelsen bör denna avgå från sitt uppdrag innan den kan kandidera. 

Uppdraget som valberedare är så kallat internfackligt arbete,  det berör föreningens eget arbete och inte samverkan med arbetsgivaren. Detta innebär att man inte kan kräva att valberedningsarbetet utförs på betald arbetstid. 

Huvuduppgifter

  • Opartiskt föreslå kandidater till lediga styrelseposter
  • Följa upp styrelsearbetet för att se vilka behov som finns i styrelsen till nästkommande mandatperiod
  • Kartlägga de kompetenser som finns i befintlig styrelse och vilka som skulle behövas
  • Prata med medlemmar för att se vilka som kan tänka sig uppdraget
  • Presentera förslaget till ny styrelse senast på årsmötet, gärna dessförinnan om möjligt
  • Vara förberedd inför årsmötet, genom att ha befintliga förslag på de kandidater som är tänkta till nästkommande styrelse

Vikten av att synas

För att medlemmarna ska kunna ta kontakt med er i valberedningen och lämna förslag på kandidater till fackliga uppdrag måste era uppgifter vara kända för medlemmarna. Därför är det lämpligt att dels i samband med nyval gå ut med vilka ni är och hur ni kan nås, samt även under året se till att era kontaktuppgifter finns synliga på intranätet, websidan, genom e-postutskick samt genom medverkan på eventuella medlemsmöten.

Rapportera in till era förbundskanslier att ni är valberedare för att kunna vara kontaktbara för medlemmar, ta del av nyhetsbrev, websidor för förtroendevalda mm. 

Handlingsplan för valberedare

Detta är en steg-för-steg lista på hur du kan gå till väga vid sökandet efter nya kandidater. Värt att tänka på är att det är klokt att börja i god tid med att inventera och leta lämpliga ersättare. Boka gärna ett möte direkt efter årsmötet för att diskutera hur ni ska lägga upp ert arbete framöver. Ni bör sedan börja ert aktiva arbete med valberedningens förslag minst ett halvår innan nästkommande årsmöte. 

Valberedningens arbete steg för steg

  1. Undersökning. 
    Diskutera med styrelsen och andra funktionärer för att få fakta, synpunkter och förslag kring vilka behov som finns och kompetenser som krävs. Förslagsvis genom en intervju med styrelsen samt att exempelvis vara med på ett styrelsemöte för att se hur de arbetar.

    Det kan även vara lämpligt att prata med var och en enskilt eller göra en enkät för att få fram tankar från ledamöter som de kanske inte vill framföra inför den befintliga styrelsen. Frågor som kan vara viktiga att ställa handlar om framtidsplaner, kommande stadgeförändringar, pensionsavgångar m.m. som kan leda till nya behov eller på annat sätt kan påverka kommande årsmöten.

    Fundera även på representativiteten i bolaget generellt, finns det någon avdelning eller grupp som i dagsläget inte har en representant i styrelsen? 

  2. Analys. 
    För att veta mer om uppdraget och läget i nuvarande styrelsen bör du genomgå följande steg.

    a. Fastställa utgångsläget. Vilka avgår? Vilka sitter kvar ytterligare något år? Vilka kandiderar igen? Vilka håller inte måttet eller har suttit för länge?

    b. Klargöra vilka poster och funktioner som blir vakanta. Skilj här på vilka uppdrag som är obligatoriska, och vilka som utses inom styrelsen efter valet. Enligt stadgarna ska det finnas en ordförande, vice ordförande och en sekreterare. Sedan kan det finnas andra funktioner i olika föreningar, stäm av detta med den befintliga styrelsen.

    c. Fastställa kravprofiler. Vilka funktionärer kommer att behövas och vilka egenskaper och kompetenser behöver de som individer och som grupp? 

    Inhämta förslag på lämpliga kandidater från medlemmarna. Detta kan förslagsvis göras via e-postutskick, personliga möten, anslag på arbetsplatsen, intranätet och social media (om ni använder detta). Valberedningen kan också föreslå egna kandidater. 

  3. Lista kandidater. Gör en lista på alla föreslagna kandidater. Kontrollera att alla verkligen kan tänka sig uppdraget. Intervjua kandidaterna vid behov. 

  4. Analysera.
    Analysera kandidaternas styrkor och svagheter och jämför med kravprofilerna.

  5. Välj ut de mest lämpliga kandidaterna. Se till att förslaget är väl balanserat. Skriv en motivering för var och en av kandidaterna, samt även en motivering till helhetsförslaget. Det förslag som läggs fram är ju framtaget baserat på så väl helheten som individerna. 

  6. Skicka ut förslaget före årsmötet. Lämna förslaget till styrelsen så att det går med i årsmöteshandlingarna. Visar ni att det finns ett förslag, undviker ni att medlemmar avstår från att komma på årsmötet av rädsla för att bli invalda eller att mötet kan ta mer tid än nödvändigt. Presentera även förslaget årsmötet tillsammans med er motivering. 

Representativitet

Valberedningen har ett ansvar att aktivt arbeta för representativitet. Det innebär att medlemsgrupperna som finns på arbetsplatsen så långt det är möjligt ska representeras i styrelsen utifrån ålder, kön, etnisk bakgrund, arbetsuppgifter, förbundstillhörighet, befattning och geografisk region. 

  • Ta reda på hur medlemsgrupperna ser ut hos er
  • Arbeta för att se till att alla medlemsgrupper blir representerade i så stor utsträckning som möjligt. Om det inte går kan detta vara en fråga att ta upp med den nya styrelsen så att de tar hänsyn till detta i sitt arbete. (Genom att exempelvis vara aktiv i medlemsundersökningar i frågor som uppstår där styrelsen saknar representativet).
  • Försök åstadkomma en jämn könsfördelning som i så stor utsträckning som möjligt motsvarar den fördelning som finns bland medlemmarna på arbetsplatsen.

Hur säljer jag in uppdraget?

Det kan ibland vara en utmaning att få medlemmarna att våga ta på sig ett uppdrag som förtroendevald. Som valberedare ger du en bild av förbundet, där det är viktigt att komma ihåg att ge positiv och samtidigt rättvis bild av uppdraget.

Rollen som förtroendevald är den viktigaste funktionen för att se till att kollektivavtalet efterlevs på arbetsplatsen, och att medlemmarnas intressen i olika frågor tas till vara. Utan lokala representanter är det en rad frågor i företaget som det kommer tas beslut kring utan att medlemmarna fått ge sin åsikt gällande förändringen. Det handlar till stor del om intressefrågor där medlemmarna har en chans att ge ett viktigt perspektiv på en fråga, den anställdes perspektiv. Att ta chansen att påverka på sin arbetsplats är en rättighet enligt lag, en rättighet som bör tillvaratas. 

Berätta om att som förtroendevald får du möjlighet till:

  • Kompetensutveckling genom de utbildningar i arbetsrätt och förhandling som tillhandahålls av förbundet på betald arbetstid
  • Kompetensutveckling genom de utbildningar i arbetsrätt och förhandling som tillhandahålls av förbundet på betald arbetstid
  • Nätverkande, inte bara på den egna arbetsplatsen, utan även genom mötet med förtroendevalda på andra arbetsplatser
  • Ge sitt perspektiv som anställd till olika förändringar som sker i verksamheten
  • Mer fakta och insyn i verksamheten på sin arbetsplats

Hur många valberedare är lämpligt?

En rekommendation är att valberedningen ska bestå av minst två ledamöter, varav en är sammankallande. Andelen valberedare behöver dock anpassas lite efter storleken på föreningen och bolaget. Är det en väldigt stor förening med placering på många olika orter kan det vara klokt att ha en valberedare per ort. Detta för att det givetvis är lättare att känna till och prata med kollegor som sitter på samma fysiska arbetsplats som du själv. 

Val av valberedare

Valet av valberedare sker vanligen på årsmötet och då som sista punkt bland förekommande val. Vanligen väljs valberedningen för en period om ett år, men det beror även lite på hur lång tid styrelsen väljs för. Om hela styrelsen väljs för en period om två år bör även valberedningen väljas för samma period.

Formerna för beredning av valberedning varierar. En form kan vara att på ett medlemsmöte som föregår årsmötet utse en arbetsgrupp som får i uppgift att bereda valet av den valberedning som ska arbeta under kommande period.

Om ingen i valberedning har för avsikt att ställa upp till omval bör den komma med förslag till ny valberedning. Det kan till exempel vara lämpligt att styrelseledamöter som inte vill väljas om till styrelseuppdrag tar på sig uppgiften eftersom de har god kännedom om uppdraget. 

Sammanfattning

  1. Valberedningen verkar som en oberoende aktör
  2. Valberedningen ska vara insatt i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt
  3. Valberedningen måste införskaffa sig kompetens om de poster som ska bemannas
  4. Valberedningen föreslår sitt genomarbetade förslag i samband med årsmötet
  5. Styrelsen får inte styra valberedningen

Ändringar i lokalstyrelsen

Håll uppgifterna aktuella om vilka som är ledamöter i lokalavdelningens/akademiker-föreningens styrelse. Meddela oss förändringar, till exempel: 

  • Nyval av ledamöter
  • Samordningsansvarig för medlemsrekrytering
  • Anmälan av nya skyddsombud
  • Någon byter uppdrag inom styrelsen
  • Ledamot avgår
  • Lokalavdelningen byter namn

Då uppdaterar vi förtroendemannaregistret och rätt personer får information från förbundet och tillgång till hela förtroendevaldaavsnittet.

Fyll i ändringarna i detta formulär och bifoga i e-post till fortroendevald@sverigesingenjorer.se. Meddela oss vilka som är ledamöter i styrelsen i er lokala förening.

Anmäl via epost

Tips när du rekryterar

  • Fråga nyanställda
  • Bjud in potentiella medlemmar
  • Skapa tillfällen att synas 

Se fler tips för att rekrytera

Kontakta Rådgivningen

Har du frågor eller behöver du hjälp, kontakta ombudsmännen på Rådgivningen.

Telefon: 08-613 80 00

E-post:
Skicka e-post

Senast uppdaterad 2019-04-12