Årsmöte
Årsmötet är ett viktigt tillfälle för medlemmar att påverka och diskutera vad föreningen ska satsa på det kommande året. Det formella syftet med årsmöte är att ge sittande styrelse ansvarsfrihet samt att välja en ny styrelse.
Börja med att ta reda på vad som gäller hos er. I era lokala stadgar finns svar på när på året årsmötet senast ska genomföras och vilka årsmöteshandlingar som ska presenteras.
Antog ni nya stadgar 2024?
Om inte, måste ni göra det i år. Akademikerföreningar (privat sektor) måste anta nya stadgar på årsmötet 2025, om det inte skedde 2024.
Årsmöteshandlingar
Årsmöteshandlingar ska vara klara till årsmötet och delas ut till deltagarna. Ta hjälp av våra mallar längst ner på sidan.
- Dagordningen är årsmötets program och är till för att medlemmarna ska veta vad de ska ta ställning till under årsmötet.
- Styrelsens verksamhetsberättelse beskriver föreningens verksamhet under det gångna året.
- Valberedningens förslag
- I revisionsberättelsen tillstyrker eller avstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen.
- Har ni en kassa i föreningen ska även detta redovisas:
- Resultaträkningen visar vilka inkomster och utgifter föreningen haft under året.
- Balansräkningen visar föreningens tillgångar och skulder. Revisorerna granskar föreningens verksamhet och ekonomi. Senast den 31 januari ska de ha tillgång till bokslut och protokoll från föregående år.
Kallelse
Det finns en tidsfrist när kallelsen och handlingar ska gå ut, ofta senast 14 dagar innan mötet. Skicka med alla årsmöteshandlingar redan nu. Då slipper ni lägga så mycket tid på att presentera det som har varit och kan fokusera på framtidsdiskussioner.
Om ni har svårt att rekrytera förtroendevalda kan det förekomma att medlemmar inte kommer på grund av oro för att bli invald på sittande möte. Att skicka ut valberedningens förslag innan kan vara ett sätt att undvika det.
Berätta också om att medlemmarna kan motionera om frågor de vill driva samt när motionen senast ska vara inne.
Kom ihåg att hantera personuppgifter varsamt enligt GDPR.
Tacka av avgående styrelsemedlemmar
Ska en eller flera styrelsemedlemmar kliva av sina uppdrag på årsmötet? Då kan det vara trevligt att uppmärksamma dem med en blomma eller med en profilprodukt, som ni kan beställa kostnadsfritt från oss, som tack för deras arbete.
Profilprodukter kan beställas här
Ni kan också beställa ett inramat, personligt diplom med den förtroendevaldes namn, signerat av vår förbundsordförande. Observera att diplomen har en leveranstid på cirka tre veckor.
Efter årsmötet
- Årsmötessekreteraren skriver ett protokoll som justeras av justerare och mötesordförande.
- Rapportera in nya förtroendevalda till förbundet centralt så att de direkt får ta del av information, facklig utbildning och annat stöd.
- Kom också ihåg att anmäla nya förtroendevalda till arbetsgivaren för att de ska omfattas av förtroendemannalagen (FML).
Här finns ett formulär där du kan anmäla ändringar i styrelsen - Presentera den nya styrelsen och andra förtroendevalda för medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen så att de får ansikten sina fackliga representanter.
- Planera introduktion och facklig utbildning för de nyvalda.
- Genomför ett konstituerande möte där ni fördelar styrelsens uppdrag och arbetsuppgifter.
Nedladdningsbara mallar för förtroendevalda
Här kan du ladda ner digitala mallar i form av bakgrundsbild till Teams/zoom, PDF-mallar, Powerpointmallar m.m att använda i kommunikationen med medlemmar.
Har du frågor?
Har du frågor om årsmöten, stadgar eller något annat som nämns på sidan, kontakta föreningsutvecklarna på forening@sverigesingenjorer.se