Årsmöte

• När på året ska årsmötet genomföras? I stadgarna brukar det framgå senast när på året ni ska genomföra mötet. Undvik gärna perioder med lov eller semester.
• Kontrollera om ni omfattas av utvecklingsavtal eller samverkansavtal eller annat avtal som ger er möjlighet att samla medlemmar på betald arbetstid.
• När under dagen ska det förläggas? Vad passar medlemmarna bäst? Lunchtid kan vara ett bra alternativ eftersom till exempel småbarnsföräldrar och deltidsarbetande kollegor kan ha svårt att komma på morgon och kväll.
• Bestäm och boka möteslokal.
• Stäm av med valberedningen att de arbetar med förslag till ny styrelse och när det ska vara klart.

Till din hjälp finns flera mallar att ladda hem så att du kan tänka på vad du vill skriva inbjudan eller presentationen i stället för hur det ska se ut.

Här finns mallar och annat material

Rama in årsmötet med roll-ups, godis, material om lönesamtal, medlemskapet eller annat som hänger ihop med vad ni ska prata om under mötet. Det ger ett mervärde för deltagarna och ett proffsigt intryck.

Ta emot medlemmarna när de kommer, hälsa välkomna och presentera er.

Årsmötet inleds med val av mötesordförande, mötessekreterare och justeringsmän. Förbered detta genom att fundera över lämpliga personer som kan vidtalas innan och föreslås på plats.

Kanske kan ni bjuda på något under mötet? Många arbetsgivare tillhandahåller visst bidrag till den lokala fackliga verksamheten. Du kan även ansöka om ekonomiskt bidrag från förbunden ni representerar för att bjuda på fika eller något lättare att äta. En förutsättning är att du har en plan för aktiviteten och att du ansöker i tillräckligt god tid så att du får den beviljad innan aktiviteten.

Synliggör medlemskapets värde genom att på olika sätt arbeta för en bättre arbetssituation. Hur har ni exempelvis bidragit till en bättre löneprocess, påverkat vid omorganisationer eller drivit arbetsmiljöfrågor? Detta är ett bra tillfälle att berätta om fackliga arbetet och göra fler medlemmar nyfikna på att engagera sig.

Planera upplägget efter tumregeln att dela upp mötestiden i tre lika stora delar:

• Formalia - val, revision med mera.
• Utveckling av verksamhet och deltagare - framtidsdiskussioner, vad tycker medlemmarna i en specifik fråga, inspirerande talare och annan utveckling.
• Roligt – investera också tid i att ha roligt, prata och lära känna varandra. Det ger energi och nya idéer föds ofta i mer informella sammanhang.

För att locka fler deltagare och skapa engagemang kan ni ta hjälp av dragplåster som exempelvis:

• Aktivitet med arbetsgivaren. Det kan vara en vd, personalchef eller annan arbetsgivarrepresentant som berättar om senaste omorganisationen, neddragningen, löneprocessen mm.
• Seminarium eller webbinarium med hjälp av förbundets kansli.
• Dialog om aktuellt ämne. Uppmuntra medlemmarna att berätta vad de tycker. Välj en rubrik som ”Förändringar i arbetstidsförläggning – kom och diskutera frågan på årsmötet”. Frågor på arbetsplatsen brukar engagera, medlemmarna får möjlighet att påverka och ni i styrelsen får inspel i ert arbete.

Teknik

• Använd om möjligt de system som ni använder på arbetsplatsen. Det underlättar med system som medlemmarna har tillgång till och kunskap om.
• Svarar ert befintliga system upp mot era behov eller behöver ni komplettera med ytterligare system?
  • Vill ni kunna godkänna deltagare innan de släpps in i mötet?
  • Behöver ni kunna dela in mötesdeltagarna i diskussionsgrupper?
  • Går det att räcka upp handen eller på annat sätt meddela sig?
  • Finns en chattfunktion?
  • Finns stöd för öppen respektive sluten votering?
  • Behöver mötet kunna spelas in?
  • Tillhandahåller systemet den säkerhet och integritet ni kräver?
  • Behöver ni en molntjänst för dokument?

Inbjudan

• Inbjudan ska ske utan att du avslöjar vilka som är medlemmar. Hur syns mötet i kalendern? Går det att göra ”privat”?
• Skickas länken med i inbjudan eller enbart till de som anmält sig? Var observant på att alla som har fått länken kan delta.
• Uppmana till att logga in och testa tekniken innan mötet. Behövs instruktioner?

Förberedelse

• Det blir extra viktigt att alla har digital tillgång till relevant information och att ni har skickat ut handlingar innan.
• Förbered så mycket som möjligt och framför allt val av olika funktioner, som valberedningens förslag till ny styrelse, och att ha ett färdigt förslag på mötesordförande, mötessekreterare och justerare och säkerställa att de är tillfrågade.
• Fördela uppgifter mellan er i styrelsen, exempelvis vem som fördelar ordet, föredragande, håller koll på chatten osv.
• Testa all teknik innan – genomför övningsmöte.

Skapa dialog

Vi är en demokratisk organisation och årsmötet är ett värdefullt tillfälle till dialog med medlemmarna. Här är några tips för att aktivera deltagarna och få in synpunkter:

Innan mötet:

• Informera om diskussionspunkter för att ge chans till reflektion
• Uppmuntra medlemmarna att diskutera frågor
• Uppmana medlemmarna att skicka in frågor till styrelsen
• Genomför en enkät som kan presenteras på mötet

Under mötet:

• Använd online-mentometer för att få in synpunkter under mötet
• Använd system som möjliggör diskussionsgrupper eller kör parallella möten
• Se något av våra webbinarier och diskutera tillsammans. Vi erbjuder många intressanta webbinarier på Sveriges Ingenjörer Play.
• Lägg lite extra krut på inledningen. Utgå ifrån deltagarna och var lite extra tydliga.
• Presentera vilka som är med i mötet, framförallt styrelsen och mötesfunktionärer.
• Redogör för dagordning och rollfördelning.
• Berätta om mötesupplägget:
  
  • Hur fördelas ordet?
  • Hur gör du om du vill påkalla uppmärksamhet?
  • Vem bevakar den eventuella chatten?
  • Hur går votering till?
  • Vem kan hjälpa till vid eventuella tekniska frågor?