När har jag rätt att få tillgång till personuppgifter från min arbetsgivare?
GDPR och den svenska dataskyddslagen används ibland som argument för att arbetsgivare inte får dela information med lokalföreningen. Men för att utöva vårt fackliga uppdrag har vi rätt att få ut de handlingar som behövs. Vad finns för stöd i regelverken för att begära ut de personuppgifter jag behöver?
(Denna artikel publicerades i Förtroendevaldanytt december 2025)
För att behandla en personuppgift - det vill säga samla in, registrera, strukturera, lagra, lämna ut, läsa, gallra och radera - behöver det finnas en laglig grund. Vi måste också kunna motivera behovet och endast begära nödvändiga personuppgifter.
Som huvudregel är behandling av känsliga personuppgifter förbjuden. Hit räknas medlemmarnas fackliga tillhörighet. Undantag kan dock göras, men behöver då ha en laglig grund i GDPR.
En vanlig situation där vi som fackförbund har laglig grund är vid arbetsbristförhandlingar. Vi menar att arbetsgivaren kan lämna ut listor över anställda med namn och personnummer. Du kan då kontrollera vilka som är medlemmar och ska företrädas i förhandlingarna. Föreningen har inte rätt att lagra uppgifter på personer som inte är medlemmar.
För detta finns stöd i artikel:
- 6.1 b (nödvändigt för att fullgöra ett avtal) för medlemmar
- 6.1 f (berättigade intressen väger tyngre än den registrerades) för övriga arbetstagare.
- Utlämnande av medlemskap är känslig uppgift och kan stödjas av artikel 6.1 b samt artikel 9.2 b (arbetsrättsliga skyldigheter och rättigheter) eller 9.2 f (rättsliga anspråk).
En annan vanlig situation är rätten till information vid organisationsförändringar och arbetsbrist. Rätten baseras på LAS, MBL och kollektivavtal. Turordningslistor måste innehålla namn, anställningstid, födelsedata och befattning för att följa 22 § LAS. Personnummer kan dock behövas för säker identifiering och kan begäras med stöd av dataskyddslagen (3 kap. 10 §) samt artikel 6.1 b (för medlemmar) och 6.1 f (för övriga arbetstagare).
Löneuppgifter är inte känsliga personuppgifter och prövas därför endast enligt artikel 6 i GDPR. I arbetet med löneprocessen och inför lönerevisionen kan ni med stöd av artikel 6.1 b begära ut alla medlemmars löner och befattningar, om de arbetar heltid, deltid, är föräldralediga, tjänstlediga eller sjukskrivning.
Ni har också rätt till icke-medlemmars löner med stöd av artikel 6.1 e (om att utföra uppgift av allmänt intresse) om uppgifterna är avidentifierade och används för statistik.
Slutligen är det viktigt att veta att personnummer och samordningsnummer inte i sig är känsliga personuppgifter. Viss användning, som samkörning av register, kan dock uppfattas som integritetskränkande. För att begära ut personnummer måste det därför vara klart motiverat, exempelvis att det finns behov av säker identifiering eller att det finns en laglig grund enligt artikel 6 i GDPR.