Löneprocessen privat sektor

Enligt MBL 11 § har ni som förening rätt att vara med i budgetarbete och förhandla arbetsgivarens budgetförslag gällande löneutrymmet. Och ni har rätt, enligt MBL 19 §, att fortlöpande hållas informerade om hur verksamheten utvecklas ekonomiskt.

MBL kompletteras med Utvecklingsavtalet, ett ramavtal, som uttrycker en viljeinriktning att främja utveckling och samverkan. I ramavtalet framgår att de fackliga organisationerna ska ges insyn och inflytande över företagets ekonomiska situation, planerings-, budget och uppföljningsarbete för att på ett tidigt stadium ha möjlighet att medverka och kunna påverka företagets framtid. 

Läs om Utvecklingsavtalet (pdf)

Använd er av dessa rättigheter de är viktiga delar för att kunna påverka löneutrymmet.

Budgetens ramar påverkar löneutrymmet, och det kan därför vara för sent att först i löneprocessens inledande möte börja fundera och argumentera för löneutrymmets storlek.

Ert uppdrag, som förening, är att argumentera för att ingenjörerna som grupp ska ha ett väl tilltaget löneutrymme i budgeten eftersom de är avgörande för lönsamheten.

Målet med ert uppdrag kopplat till budget

• Påverka löneutrymmets storlek.
• Säkerställ att arbetsgivarens ekonomiska förutsättningar och budgetförslag är i linje med ert avtal.
  Se Sveriges Ingenjörers löneavtal.
• Argumentera för det lönsamma och värdeskapande arbetet som ingenjörer gör.
• Säkerställ att det utöver lönerevisionen budgeteras för till exempel befordringstillägg och justering av osakliga löner.

Tips inför budgetarbetet

• Argumentera för hur viktiga ingenjörerna är för verksamheten och vilka konsekvenser det får om de väljer att byta jobb på grund av låg löneökning.
• En koppling mellan lönesättning (löneutveckling) och kompetensutveckling är naturlig och självklar, därför hör även utrymme för kompetensutveckling hemma i budgetförhandlingen
• Se till att det budgeteras för befordringstillägg och justering av osakliga löner så att det inte belastar löneutrymmet i lönerevisionen.
• Dokumentera och följ upp vad arbetsgivaren tidigare har sagt eller utlovat.

Var uppmärksam under året om det ekonomiska läget och fundera på hur ni kan använda det som argument i det inledande mötet.

I en välfungerande löneprocess finns en tydlig koppling mellan lönesamtalet och utvecklingssamtalet. Utvecklingssamtalet är framåtblickande och fokuserar på kompetensutveckling och målsättning medan lönesamtalet är bakåtblickande och hanterar måluppfyllelse på individnivå. Vad den lönesättande chefen framför i utvecklingssamtalet ska också synas i löneutvecklingen.

Utvecklingssamtalet genomförs mellan chef och medarbetare och ska dokumenteras och utmynna i en skriftlig utvecklingsplan.

Målet med ert uppdrag kopplat till utvecklingssamtalen

• Säkerställ att det finns en tydlig koppling mellan utvecklingssamtal, kompetensutveckling och löneutveckling.
• Att mallen och rutinerna för utvecklingssamtalen är kända hos såväl medarbetare som chefer.

Att det finns en plan för kontinuerlig kompetensutveckling är inte bara en framgångsfaktor för verksamheten, det är också en viktig hörnsten i medarbetarens löneutveckling.

Tipsa medlemmen om sidan Ditt utvecklingssamtal.

På det inledande mötet planerar och säkerställer ni som förening tillsammans med arbetsgivaren att löneprocessen genomförs enligt löneavtalets intention.

Ert uppdrag i föreningen är att sätta upp mål för det löneutrymme ni önskar och att göra en plan för hur ni ska nå det målet.

Om arbetsgivaren dröjer med att kalla till ett inledande möte, var proaktiva och boka själva in det mötet. Det inledande mötet behöver inte tolkas bokstavligt utan kan vid behov äga rum vid flera tillfällen.

Målet med ert uppdrag i det inledande mötet

• Tillsammans med arbetsgivaren gå igenom löneprocessen så att den genomförs enligt löneavtalet.
• Presentera och argumentera för den lönestruktur, löneutveckling och löneökningstakt ni önskar.

Tips på förberedelser inför det inledande mötet

• Ta reda på vilka som är era medlemmar.
• Läs igenom ert, Sveriges Ingenjörers löneavtal.
• Var uppmärksam under året på arbetsgivarens ekonomiska förutsättningar. Hur kan ni använda det som argument i det inledande mötet?
• Inventera nuläget och följ upp budgetförhandlingarna, erfarenheter och åsikter (inkl medlemmarnas) från förra årets löneprocess.
• Se över och analysera lönestrukturen och sätt upp mål för vilket löneutrymme ni behöver få att nå önskad lönestruktur.
  Använd våra excelmallar för att kartlägga (plotta) lönestrukturen.
• Säkerställ att det finns ändamålsenliga lönekriterier och bedömningsgrunder på arbetsplatsen.
• Hur ser personalomsättningen ut? Ta reda på hur många som har slutat och angett dålig löneutveckling som orsak.

Tips på vad ni kan gå igenom under det inledande möte

• Presentera er analys av lönestrukturen och vilka justeringar som ni anser behöver göras.
• Skapa samförstånd om viktiga löneprinciper enligt löneavtalet och se till att arbetsgivarens lönepolicy och lönekriterier är i samklang med löneavtalets intentioner.
• Säkerställ att befordringstillägg inte belastar löneutrymmet i lönerevisionen.
• Gå igenom vilka som omfattas av lönerevisionen och vilka era medlemmar är.
• Bestäm hur tidplan, information och kommunikation ska se ut för hela löneprocessen, inklusive inför lönesamtalen.

Vår rekommendation är att ni hör av er till oss i god tid om ni anser att löneprocessen inte tillämpas enligt löneavtalet.

Genom att synliggöra ert arbete i föreningen med löneprocessen blir medlemmarna bättre rustade och mer delaktiga i hur de kan påverka sin lön. Ni får också återkoppling för att kunna påverka arbetsgivaren.

Målet med att informera medlemmarna

• Medlemmarna ska bli bättre rustade och mer delaktiga i hur de kan påverka sin lön.
• Kartlägga och samla in information från medlemmarna vilket är en väsentlig faktor i er argumentation gentemot arbetsgivaren.

Se till att medlemmarna har kunskap om hur lönekriterier och bedömningsgrunder ser ut. Håll inte arbetsgivaren om ryggen utan berätta för medlemmarna hur de resonerar om löneutrymme och lönestruktur. Det är arbetsgivaren som sätter lön och därmed ska ta ansvar för medlemmarnas reaktioner.

Att ha en rutin för vad, när och hur ni kommunicerar med medlemmarna om löneprocessen är avgörande för att kunna påverka resultatet i löneutfallet.

Tips på vad ni kan kommunicera

Efter budgetförhandling och inledande möte:

• vad ni och arbetsgivaren är eniga eller oeniga om
• er och arbetsgivarens åsikt om lönestrukturen och löneutrymmet.

Inför lönesamtalet:

• bjud in till medlemsmöte
• gör en tidplan för lönesamtalen
• ta fram lönestatistik; er lokala och från Saco lönesök
• hänvisa till arbetsplatsens lönekriterier och bedömningsgrunder
• meddela när ny lön utbetalas
• tipsa medlemmarna om sidorna om lön
• uppmana medlemmarna att återkoppla till er om de inte nöjda efter lönesamtalet.

Uppföljning/förhandling av löneutfallet och utvärdering av löneprocessen:

• om ni är eniga, eller inte, om utfallet och varför
• er och arbetsgivarens åsikt om årets löneprocess
• ta reda på medlemmarnas åsikter om lönesamtal och löneutfall
• tips använd medlemsenkät för utvärdering av lönesamtal.

Lönesamtalet är en central del av våra löneavtal. Det arbete ni i föreningen gör i löneprocessen syftar till stor del till att säkerställa att lönesamtalen följer löneavtalet och arbetsgivarens lönepolicy och lönekriterier.

Målet med ert uppdrag kopplat till lönesamtalen

• Säkerställa att medlemmar får de bästa förutsättningarna till en god löneutveckling.
• Ge medlemmarna ett försprång i lönesamtalet genom att kommunicera hur arbetsgivaren argumenterar om löneutrymme, lönesamtal och lönekriterier.

Förbered medlemmarna inför lönesamtalet

• Bjud in till medlemsmöte.
• Informera om vad ni och arbetsgivaren sagt i tidigare möten om lönestrukturen och löneutrymmet.
• Redogör för löneavtalet och hur det ska tillämpas.
• Visa statistik om medlemsgruppens löneläge och lönestruktur.
• Delge er syn på lönekriterier och samtalsmallar.
• Rusta medlemmarna med förväntningar för en god löneutveckling, de ska få betalt för det värde de bidrar med.
• Uppmana medlemmarna att ta tid till att förbereda sig, skriva ner argument och sätta mål i kronor
• Tipsa medlemmarna om sidorna om lön
• Understryk för medlemmarna att de ska få en tydlig motivering till föreslagen ny lön och vad de ska kunna göra för att höja den.
• Uppmuntra dem till att ta kontakt med er förtroendevalda för råd och stöd.
• Tipsa också om Sveriges Ingenjörers Rådgivning.

En del löneavtal innehåller möjlighet att begära ett förstärkt lönesamtal, efter lönesamtalet. 

Målet med ert uppdrag kopplat till förstärkt lönesamtal

• Vara ett stöd till medlemmen och verka för en saklig diskussion.
• Säkerställa att medlemmen får en tydlig motivering till ny lön.

Om medlemmen inte förstår motiveringen för ny lön, hur lönesamtalet och löneökningen hänger ihop med prestation, kompetens och utvecklingssamtal ska ett förstärkt lönesamtal begäras. Det är alltså inte missnöjet med nivån på löneökningen som berättigar till ett förstärkt lönesamtal utan hur chefen har motiverat nivån på löneökningen. Uppmana medlemmar som vill begära ett förstärkt lönesamtal att ta kontakt med er i förväg så att ni kan diskutera stöd, förväntningar och roller.

Er fackliga roll i det förstärkta lönesamtalet är att vara ett stöd till medlemmen och verka för en saklig diskussion. Ni deltar tillsammans med företrädare från arbetsgivaren och dialogen ska ske mellan medlem och lönesättande chef.

Dokumentera hur många som har begärt förstärkt lönesamtal, vad missnöjet berodde på och vilken effekt de förstärkta lönesamtalen gav. Använd det som underlag i nästa steg av löneprocessen, uppföljning/förhandling av löneutfallet och avslutande steget när ni utvärderar löneprocessen.

Alla löneavtal innehåller inte det här steget i processen. Det hindrar dock inte att ni tillsammans med medlemmen går vidare med t.ex. HR, VD eller chefens chef och begär att få diskutera motiveringen till ny lön.

I detta steg avslutas lönerevisionen eller löneförhandlingarna. Ni kan avsluta i enighet eller oenighet.

I en del avtal ska en förhandling om medlemmarnas löner ske mellan föreningen och arbetsgivaren. I andra löneavtal ska ni som förening och arbetsgivaren ha en uppföljning av löneutfallet efter lönesamtalen. 

Innan ni slutför detta steg se till att ni fått återkoppling från medlemmarna om hur lönesamtalen har genomförts och att de fått tydlig motivering till ny lön.

Målet med ert uppdrag kopplat till uppföljning eller förhandling

• Se vilken effekt löneutfallet fått för lönestrukturen.
• Återkoppla medlemmarnas uppfattning om löneutvecklingen till arbetsgivaren (finns missnöje kan en retorisk fråga vara: hur lönsamt är det att många ingenjörer känner sig missnöjda?).
• Avsluta förhandlingen/lönerevisionen och träffa ett lokalt avtal eller ett protokoll om de nya lönerna.
• Rapportera in revisionsutfall från årets lönerevision.

Vid oenighet med arbetsgivaren om löneutfallet

Vår rekommendation är att ni hör av er till oss i god tid om ni anser att löneprocessen inte tillämpas enligt löneavtalet.

Om ni anser att arbetsgivaren inte har hållit sin del av vad ni kom överens om i det inledande mötet, kan ni välja att avsluta i oenighet. Då ska det framgå i protokoll eller lokalt avtal om löner, att ni avslutat i oenighet. Det innebär att arbetsgivaren ensidigt beslutat om de nya lönerna.

Här är det viktigt att ni är tydliga i er kommunikation dels gentemot arbetsgivaren om varför ni väljer att inte avsluta lönerevisionen i enighet, dels att ni är tydliga i er kommunikation till medlemmarna om att ni inte har kunnat nå en överenskommelse och att ni därför inte kan ta ansvar för det löneutfall som arbetsgivaren beslutat om. Oenigheten kan till exempel handla om att arbetsgivaren använder "märket" som ett tak eller att löneutfallet inte är tillfredsställande.

Håll inte arbetsgivaren om ryggen, berätta för medlemmarna hur arbetsgivaren resonerar och varför ni inte kan stå bakom en överenskommelse eller nytt lokalt avtal om lönerna. Det är arbetsgivaren som sätter lön och därmed ska ta ansvar för medlemmarnas reaktioner.

Lönesättande chef meddelar och motiverar den nya lönen till medarbetaren.

Den nya lönen betalas vid det revisionsdatum som framgår i löneavtalet, eller retroaktivt om utbetalningen sker efter revisionstidpunkten i avtalet. 

Löneprocessens sista steg är att utvärdera arbetet med löneprocessen.

Gör först en egen utvärdering inom föreningen så att ni inför nästa års löneprocess kan förbättra och utveckla ert arbete. Ni ska också göra en gemensam utvärdering tillsammans med arbetsgivaren, och följa upp det ni kom överens om i det inledande mötet.

Målet med utvärdering av löneprocessen

• Följa upp löneprocessens olika steg och tillsammans med arbetsgivaren arbeta för en förbättrad löneprocess. 

Gör en egen utvärdering inom föreningen

• Diskutera hur ert arbete under löneprocessen har fungerat
• Följ upp de mål ni satte i det inledande mötet.
• Sammanställ vad medlemmarna anser om löneutfall, kommunikation och lönesamtal.
• Sammanställ om ytterligare åtgärder vidtagits i form av förstärkt lönesamtal, lönekonsultation eller central förhandling.
• Dokumentera era analyser och slutsatser.  

Förslag till medlemsenkät för utvärdering av lönesamtalen

Genom att systematiskt samla in medlemmarnas åsikter och erfarenheter från lönesamtalen får ni in ett tillförlitligt underlag som kan användas som stöd och argument i dialogen med arbetsgivaren, med målet att utveckla och förbättra er löneprocess lokalt. Det finns en mall som ni kan använda eller anpassa så att den passar för er.

Medlemsenkät för utvärdering av lönesamtal

Utvärdera löneprocessen tillsammans med arbetsgivaren

• Har ni samsyn i att löneprocessen genomfördes i enlighet med vad ni kommit överens om på det inledande mötet? 
• Redovisa och diskutera medlemmarnas återkoppling och upplevelser av löneprocessen.
• Utred om cheferna behöver stöd eller utbildning inför nästa års i lönesamtal.
• Dokumentera vad som fungerade bra och vad kan ni förbättra.