Löneprocessen statlig sektor

Enligt MBL 11 § har ni som förening rätt att vara med i budgetarbete och förhandla arbetsgivarens budgetförslag gällande löneutrymmet. Och ni har rätt, enligt MBL 19 §, att fortlöpande hållas informerade om hur verksamheten utvecklas ekonomiskt. Använd er av dessa rättigheter, de är viktiga delar för att kunna påverka löneutrymmet.

Budgetramarna påverkar löneutrymmet, och det kan därför vara för sent att först i löneprocessens inledande möte börja fundera och argumentera för löneutrymmets storlek.

Ert uppdrag, som förening, är att argumentera för att akademiker som grupp ska ha ett väl tilltaget löneutrymme i budgeten eftersom de är avgörande för verksamheten.

Målet med ert uppdrag kopplat till budget

• Påverka löneutrymmets storlek.
• Skapa en gemensam bild av arbetsgivarens ekonomiska förutsättningar och förståelse för budgetutrymmet.
• Argumentera för det effektiva och värdeskapande arbetet som akademiker gör.
• Säkerställ att det utöver lönerevisionen budgeteras för till exempel befordringstillägg och justering av osakliga löner.

Tips inför budgetarbetet

• Argumentera för hur viktiga akademikerna är för verksamheten och vilka konsekvenser det får om de väljer att byta jobb på grund av låg löneökning.
• Befordringstillägg och justering av osakliga löner bör hanteras utanför lönerevisionen.
• En koppling mellan lönesättning (löneutveckling) och kompetensutveckling är naturlig och självklar, därför hör även utrymme för kompetensutveckling hemma i budgetförhandlingen.
• Dokumentera och följ upp vad arbetsgivaren tidigare har sagt eller utlovat.

Var uppmärksam under året på det ekonomiska förutsättningarna och fundera på hur ni kan använda det som argument i det inledande mötet.

Detta är ett samtal mellan chef och medarbetare och kan på olika arbetsplatser ha olika benämningar, t ex utvecklingssamtal, målsamtal eller medarbetarsamtal. I en välfungerande löneprocess finns en tydlig koppling mellan det lönesättande samtalet och utvecklingssamtalet. Utvecklingssamtalet är framåtblickande och fokuserar på kompetensutveckling och målsättning medan det lönesättande samtalet är bakåtblickande och hanterar måluppfyllelse på individnivå. Vad den lönesättande chefen framför i utvecklingssamtalet ska också synas i löneutvecklingen.

Utvecklingssamtalet genomförs mellan chef och medarbetare och ska dokumenteras och utmynna i en skriftlig mål- och utvecklingsplan.

Målet med ert uppdrag kopplat till utvecklingssamtalen

• Säkerställ att det finns en tydlig koppling mellan utvecklingssamtal, kompetensutveckling och löneutveckling.
• Att mallen och rutinerna för utvecklingssamtalen är kända hos såväl medarbetare som chefer.

Att det finns en plan för kontinuerlig kompetensutveckling. Det är inte bara en framgångsfaktor för verksamheten, det är också en viktig hörnsten i medarbetarens löneutveckling.

Tipsa medlemmen om sidan Ditt utvecklingssamtal.

På det inledande mötet planerar och säkerställer ni som förening tillsammans med arbetsgivaren att löneprocessen genomförs enligt löneavtalets intention.

Ert uppdrag i föreningen är att sätta upp mål för det löneutrymme ni önskar och att göra en plan för hur ni ska nå det målet. Saco-S menar att ansvar, kompetens och resultat ska avgöra löneutvecklingen.

Om arbetsgivaren dröjer med att kalla till ett inledande möte, var proaktiva och boka själva in det mötet. Det inledande mötet behöver inte tolkas bokstavligt utan kan vid behov äga rum vid flera tillfällen. Forumet är till både för er och arbetsgivaren – så förbered er väl och ta vara på tillfället.

RALS-T förutsätter att arbetsgivaren kartlägger och analyserar lönerna som underlag till överläggning inför lönerevision. Därutöver kräver diskrimineringslagen lönekartläggning och analys ur jämställdhetssynpunkt. Analysen bör även innehålla arbetsgivarens övriga ambitioner och prioriteringar för t ex kompetensutveckling. I statlig sektor finns det ett metodstöd BESTA-vägen på Partrådets hemsida för lönekartläggningsarbetet.

Målet med ert uppdrag i det inledande mötet

• Tillsammans med arbetsgivaren gå igenom löneprocessen så att den genomförs enligt löneavtalet.
• Presentera och argumentera för den lönestruktur, löneutveckling och löneökningstakt ni önskar.

Tips på förberedelser inför det inledande mötet

• Ta reda på vilka som är era medlemmar.
• Läs igenom det statliga löneavtalet, RALS-T.
• Var uppmärksam under året på arbetsgivarens ekonomiska förutsättningar. Hur kan ni använda det som argument i det inledande mötet?
• Inventera nuläget och följ upp budgetförhandlingarna, erfarenheter och åsikter (inkl medlemmarnas) från förra årets löneprocess.
• Se över och analysera lönestrukturen och sätt upp mål för vilket löneutrymme ni behöver få att nå önskad lönestruktur. Använd våra excelmallar för att kartlägga (plotta) lönestrukturen.
• Säkerställ att det finns ändamålsenliga lönekriterier och bedömningsgrunder på arbetsplatsen.
• Hur ser personalomsättningen ut? Ta reda på hur många som har slutat och angett dålig löneutveckling som orsak.

Tips på vad ni kan gå igenom under det inledande mötet

• Presentera er analys av lönestrukturen och vilka justeringar som ni anser behöver göras. Svarar lönerna mot medlemmarnas kompetens, erfarenhet och uppnådda resultat?
• Inför lönerevisionen ska arbetsgivaren presentera en bild av verksamhetens mål och resultat. Arbetsgivaren ska också presentera en bild av hela verksamhetens löneläge och lönespridning.
• Skapa samförstånd om viktiga löneprinciper enligt löneavtalet och se till att arbetsgivarens lönepolicy och lönekriterier är i samklang med löneavtalets intentioner.
• Använd det partsgemensamma stödmaterialet på Partrådets hemsida.
• Säkerställ att befordringstillägg inte belastar löneutrymmet i lönerevisionen.
• Gå igenom vilka som omfattas av lönerevisionen och vilka era medlemmar är.
• Bestäm hur tidplan, information och kommunikation ska se ut för hela löneprocessen, inklusive inför lönesamtalen.
• Sammanfatta överläggningen. Skriv ner vad ni kommit överens om. Det motverkar missförstånd och ger en bra plattform för det fortsatta arbetet.

Vår rekommendation är att ni hör av er till oss i god tid om ni anser att löneprocessen inte tillämpas enligt löneavtalet.

Målet med att informera medlemmarna

• Synliggöra ert arbete i föreningen och berätta hur ni arbetar med löneprocessen.
• Medlemmarna ska bli bättre rustade och mer delaktiga i hur de kan påverka sin lön.
• Kartlägga och samla in information från medlemmarna vilket är en väsentlig faktor i er argumentation gentemot arbetsgivaren.

Se till att medlemmarna har kunskap om hur lönekriterier och bedömningsgrunder ser ut. Håll inte arbetsgivaren om ryggen utan berätta för medlemmarna hur de resonerar om löneutrymme och lönestruktur. Det är arbetsgivaren som sätter lön och därmed ska ta ansvar för medlemmarnas reaktioner.

Att ha en rutin för vad, när och hur ni kommunicerar med medlemmarna om löneprocessen är avgörande för att kunna påverka resultatet i löneutfallet.

Tips på vad ni kan kommunicera

Efter budgetförhandling och inledande möte:

• vad ni och arbetsgivaren är eniga eller oeniga om
• er och arbetsgivarens åsikt om lönestrukturen och löneutrymmet
• tidplan för lönesättande samtalen
• när ny lön planeras att utbetalas.

Inför lönesättande samtalen:

• bjud in till medlemsmöte och/eller göra e-postutskick om att lönerevisionen drar igång
• redogör för löneavtalet och hur det ska tillämpas
• informera om vad ni och arbetsgivaren sagt i tidigare möten om lönestrukturen och löneutrymmet
• ta fram statistik; er lokala och från Saco lönesök
• hänvisa till arbetsplatsens lönekriterier och bedömningsgrunder och samtalsmallar
• uppmana medlemmarna att förbereda sig, skriva ner argument och sätta mål i kronor – tipsa om sidan Lönesamtal
• understryk för medlemmarna att de ska få en tydlig motivering till föreslagen ny lön och vad de ska kunna göra för att höja den
• uppmuntra dem till att ta kontakt med er förtroendevalda för råd och stöd
• tipsa medlemmarna om Sveriges Ingenjörers Rådgivning och sidan Din lön
• uppmana medlemmarna att återkoppla till er om de inte nöjda efter lönesamtalet.

Uppföljning av löneutfallet och utvärdering av löneprocessen:

• er och arbetsgivarens åsikt om årets löneprocess
• ta reda på medlemmarnas åsikter om sina lönesättande samtal och löneutfall till exempel via en enkät.

Det lönesättande samtalet är en central del av vårt löneavtal. Det arbete ni i föreningen gör i löneprocessen syftar till stor del till att säkerställa att samtalen följer löneavtalet och arbetsgivarens lönepolicy och lönekriterier. Lönesättande samtal ska vara en dialog mellan chef och medarbetare och det ska finnas en tydlig koppling mellan medarbetarens resultat och verksamhetens mål. Det är av avgörande betydelse att dialogen mellan chef och medarbetare fungerar väl och präglas av hög kvalitet för att löneprocessen ska upplevas som begriplig och transparent.

Målet med ert uppdrag kopplat till de lönesättande samtalen

• Bjud in till medlemsmöte.
• Säkerställa att medlemmar får de bästa förutsättningarna till en god löneutveckling.
• Ge medlemmarna ett försprång i samtalet genom att kommunicera hur arbetsgivaren argumenterar om löneutrymme, lönesamtal och lönekriterier.
• Ställ krav på arbetsgivaren för att säkerställ att samtalen planeras i god tid och präglas av hög kvalitet, samt att de lönesättande cheferna har fått utbildning i att hålla dem.

Lokala parter kan komma överens om en alternativ ordning till den traditionella förhandlingen vid oenighet. Exakt hur den alternativa ordningen ska utformas avgörs av lokala parter, det kan finnas olika sätt att lösa det på som till exempel genom fyrpartssamtal.

Målet med ert uppdrag kopplat till förstärkt lönesamtal

• Vara ett stöd till medlemmen och verka för en saklig diskussion.
• Säkerställa att medlemmen får en tydlig motivering till ny lön.

Om medlemmen inte förstår motiveringen för ny lön, hur lönesamtalet och löneökningen hänger ihop med prestation, kompetens och utvecklingssamtal kan ett förstärkt lönesamtal begäras. Det är alltså inte missnöjet med nivån på löneökningen som berättigar till ett förstärkt lönesamtal utan hur chefen har motiverat nivån på löneökningen. Uppmana medlemmar som vill begära ett förstärkt lönesamtal att ta kontakt med er i förväg så att ni kan diskutera stöd, förväntningar och roller.

Er fackliga roll i det förstärkta lönesamtalet är att vara ett stöd till medlemmen och verka för en saklig diskussion. Ni deltar tillsammans med företrädare från arbetsgivaren och dialogen ska ske mellan medlem och lönesättande chef. Din roll är varken att godta medlemmens lönekrav eller att göra en egen bedömning av medlemmens bidrag till verksamheten. Det är alltid arbetsgivaren som ansvarar för en lönebedömning gentemot medarbetaren.

Dokumentera hur många som har begärt förstärkt lönesamtal, vad missnöjet berodde på och vilken effekt de förstärkta lönesamtalen gav. Använd det som underlag i nästa steg av löneprocessen, uppföljning/förhandling av löneutfallet och avslutande steget när ni utvärderar löneprocessen.

Vid kvarstående oenighet efter det lönesättande samtalet bestäms lönen slutligen formellt i en förhandling mellan Saco-S lokalt och arbetsgivaren. Lönebildning är en ständigt pågående aktivitet. En förhandling behöver slutföras även vid missnöje. Tänk därför långsiktigt. Allt kan inte hanteras och lösas vid ett enstaka revisionstillfälle.

När chef och medarbetare är överens om ny lön så har de slutit ett avtal. Lönerna för de som är eniga i sitt samtal skall inte hållas inne tills eventuella oenigheter har förhandlats. Avsluta förhandlingen/lönerevisionen och skriv ett protokoll om de nya lönerna, vilket sedan utgör ett lokalt kollektivavtal om lön. Passa samtidigt på att planera för avstämning.

Lönesättande chef meddelar och motiverar den nya lönen till medarbetaren.
Den nya lönen betalas vid det revisionsdatum som framgår i löneavtalet, eller retroaktivt om utbetalningen sker efter revisionstidpunkten i avtalet.

Löneprocessens sista steg är att utvärdera arbetet med löneprocessen.
Gör först en egen utvärdering inom föreningen så att ni inför nästa års löneprocess kan förbättra och utveckla ert arbete. Ni ska också göra en gemensam utvärdering tillsammans med arbetsgivaren, och följa upp det ni kom överens om i det inledande mötet. Glöm inte att använda centrala parters stödmaterialet på Partrådets hemsida.

Målet med utvärdering av löneprocessen

• Följa upp löneprocessen olika steg och tillsammans med arbetsgivaren arbeta för en förbättrad löneprocess.
• Se vilken effekt löneutfallet fått för lönestrukturen.

Gör en egen utvärdering inom föreningen

• Diskutera hur ert arbete under löneprocessen har fungerat
• Följ upp de mål ni satte i det inledande mötet.
• Sammanställ vad medlemmarna anser om löneutfall, kommunikation och lönesamtal.
• Sammanställ om ytterligare åtgärder vidtagits i form av förstärkt lönesamtal, lönekonsultation eller central förhandling.
• Dokumentera era analyser och slutsatser så att ni kan ta lärdom av dem inför nästa lönerevision.

Förslag till medlemsenkät för utvärdering av lönesamtalen

Genom att systematiskt samla in medlemmarnas åsikter och erfarenheter från lönesamtalen får ni in ett tillförlitligt underlag som kan användas som stöd och argument i dialogen med arbetsgivaren, med målet att utveckla och förbättra er löneprocess lokalt. Här finns en mall som ni kan använda eller anpassa så att den passar för er.

Utvärdera löneprocessen tillsammans med arbetsgivaren

• Har ni samsyn i att löneprocessen genomfördes i enlighet med vad ni kommit överens om på det inledande mötet?
• Redovisa och diskutera medlemmarnas återkoppling och upplevelser av löneprocessen.
• Utred om cheferna behöver stöd eller utbildning inför nästa års i lönesamtal.
• Dokumentera vad som fungerade bra och vad kan ni förbättra.