Årsmöte

Årsmötet är ett viktigt tillfälle för medlemmar att påverka och diskutera vad föreningen ska satsa på det kommande året. Det formella syftet med årsmöte är att ge sittande styrelse ansvarsfrihet samt att välja en ny styrelse.

Börja med att ta reda på vad som gäller hos er. I era lokala stadgar finns svar på när på året årsmötet senast ska genomföras och vilka årsmöteshandlingar som ska presenteras.

Planera årsmötet

Planera mötet i god tid så att ni följer stadgar och får bra förutsättningar för genomföra ett lyckat årsmöte. Ju mer formaliafrågorna är förberedda, desto mer tid kan ni lägga på diskussion och framtidsfrågor under mötet.

  • När på året ska årsmötet genomföras? I stadgarna brukar det framgå senast när på året ni ska genomföra mötet. Undvik gärna perioder med lov eller semester.
  • Kontrollera om ni omfattas av utvecklingsavtal eller samverkansavtal eller annat avtal som ger er möjlighet att samla medlemmar på betald arbetstid.
  • När under dagen ska det förläggas? Vad passar medlemmarna bäst? Lunchtid kan vara ett bra alternativ då t. ex småbarnsföräldrar och deltidsarbetande kollegor kan ha svårt att komma på morgon och kväll.
  • Bestäm och boka möteslokal.
  • Stäm av med valberedningen att de arbetar med förslag till ny styrelse och när det ska vara klart.

Årsmötet inleds med val av mötesordförande, mötessekreterare och justeringsmän. Underlätta detta genom att fundera över lämpliga personer som kan vidtalas innan och föreslås på plats.

Synliggör medlemskapets värde genom att på olika sätt arbeta för en bättre arbetssituation. Hur har ni exempelvis bidragit till en bättre löneprocess, påverkat vid omorganisationer eller drivit arbetsmiljöfrågor? Detta är ett bra tillfälle att berätta om fackliga arbetet och göra fler medlemmar nyfikna på att engagera sig.

Till din hjälp finns flera malla att ladda hem så att du kan tänka på vad du vill skriva inbjudan eller presentationen i stället för hur det ska se ut.

Planera upplägget efter tumregeln att dela upp mötestiden i tre lika stora delar:

  • Formalia - val, revision mm.
  • Utveckling av verksamhet och deltagare - framtidsdiskussioner, vad tycker medlemmarna i en specifik fråga, inspirerande talare och annan utveckling.
  • Roligt – investera också tid i att ha roligt, prata och lära känna varandra. Det ger energi och nya idéer föds ofta i mer informella sammanhang.

För att locka fler deltagare och skapa engagemang kan ni ta ta hjälp av dragplåster genom exempelvis:

  • Aktivitet med arbetsgivaren. Det kan vara en VD, personalchef eller annan arbetsgivarrepresentant som berättar om senaste omorganisationen, neddragningen, löneprocessen mm.
  • Seminarium eller webbinarium med hjälp av förbundets kansli.
  • Dialog om aktuellt ämne. Uppmuntra medlemmarna att berätta vad de tycker. Välj en rubrik som ”Förändringar i arbetstidsförläggning - kom och diskutera frågan på årsmötet”. Frågor på arbetsplatsen brukar engagera, medlemmarna får möjlighet att påverka och ni i styrelsen får inspel i ert arbete.

Rama in årsmötet med roll-ups, godis, material om lönesamtal, medlemskapet eller annat som hänger ihop med vad ni ska prata om under mötet. Det ger ett mervärde för deltagarna och ett proffsigt intryck.

Många arbetsgivare tillhandahåller visst bidrag till den lokala fackliga verksamheten. Du kan även ansöka om ekonomiskt bidrag från förbunden ni representerar för att bjuda på fika eller något lättare att äta. En förutsättning är att du har en plan för aktiviteten och att du ansöker i tillräckligt god tid så att du får den beviljad innan aktiviteten.

Årsmöteshandlingar

Årsmöteshandlingar ska vara klara till årsmötet och delas ut till deltagarna. Ta hjälp av våra mallar längst ner på sidan.

  • Dagordningen är årsmötets program och är till för att medlemmarna ska veta vad de ska ta ställning till under årsmötet.
  • Styrelsens verksamhetsberättelse beskriver föreningens verksamhet under det gångna året.
  • Valberedningens förslag
  • I revisionsberättelsen tillstyrker eller avstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen.
  • Har ni en kassa i föreningen ska även detta redovisas:
    • Resultaträkningen visar vilka inkomster och utgifter föreningen haft under året.
    • Balansräkningen visar föreningens tillgångar och skulder. Revisorerna granskar föreningens verksamhet och ekonomi. Senast den 31 januari ska de ha tillgång till bokslut och protokoll från föregående år.

Kallelse

Det finns en tidsfrist när kallelsen och handlingar ska gå ut, ofta senast 14 dagar innan mötet. Skicka med alla årsmöteshandlingar redan nu. Då slipper ni lägga så mycket tid på att presentera det som har varit och kan fokusera på framtidsdiskussioner.

Om ni har svårt att rekrytera förtroendevalda kan det förekomma att medlemmar inte kommer på grund av oro för att bli invald på sittande möte. Att skicka ut valberedningens förslag innan kan vara ett sätt att undvika det.

Berätta också om att medlemmarna kan motionera om frågor de vill driva samt när motionen senast ska vara inne.

Kom ihåg att hantera personuppgifter varsamt enligt GDPR.

Teknik

  • Använd om möjligt de system som ni använder på arbetsplatsen. Det underlättar med system som medlemmarna har tillgång till och kunskap om.
  • Svarar ert befintliga system upp mot era behov eller behöver ni komplettera med ytterligare system?
    • Vill ni kunna godkänna deltagare innan de släpps in i mötet?
    • Behöver ni kunna dela in mötesdeltagarna i diskussionsgrupper?
    • Går det att räcka upp handen eller på annat sätt meddela sig?
    • Finns en chattfunktion?
    • Finns stöd för öppen respektive sluten votering?
    • Behöver mötet kunna spelas in?
    • Tillhandahåller systemet den säkerhet och integritet ni kräver?
    • Behöver ni en molntjänst för dokument?

Inbjudan

  • Inbjudan ska ske utan att du avslöjar vilka som är medlemmar. Hur syns mötet i kalendern? Går det att göra ”privat”?
  • Skickas länken med i inbjudan eller enbart till de som anmält sig? Var observant på att alla som har fått länken kan delta.
  • Uppmana till att logga in och testa tekniken innan mötet. Behövs instruktioner?

Förberedelse

  • Det blir extra viktigt att alla har digital tillgång till relevant information och att ni har skickat ut handlingar innan.
  • Förbered så mycket som möjligt och framför allt val av olika funktioner, som valberedningens förslag till ny styrelse, och att ha ett färdigt förslag på mötesordförande, mötessekreterare och justerare och säkerställa att de är tillfrågade.
  • Fördela uppgifter mellan er i styrelsen, exempelvis vem som fördelar ordet, föredragande, håller koll på chatten osv.
  • Testa all teknik innan – genomför övningsmöte.

Skapa dialog

Vi är en demokratisk organisation och årsmötet är ett värdefullt tillfälle till dialog med medlemmarna. Här är några tips för att aktivera deltagarna och få in synpunkter:

Innan mötet:
  • Informera om diskussionspunkter för att ge chans till reflektion
  • Uppmuntra medlemmarna att diskutera frågor
  • Uppmana medlemmarna att skicka in frågor till styrelsen
  • Genomför en enkät som kan presenteras på mötet
Under mötet:
  • Använd online-mentometer för att få in synpunkter under mötet
  • Använd system som möjliggör diskussionsgrupper eller kör parallella möten
  • Se något av våra webbinarier och diskutera tillsammans. Vi erbjuder många intressanta webbinarier på Sveriges Ingenjörer Play.
  • Lägg lite extra krut på inledningen. Utgå ifrån deltagarna och var lite extra tydliga.
  • Presentera vilka som är med i mötet, framförallt styrelsen och mötesfunktionärer.
  • Redogör för dagordning och rollfördelning.
  • Berätta om mötesupplägget:
    • Hur fördelas ordet?
    • Hur gör du om du vill påkalla uppmärksamhet?
    • Vem bevakar den eventuella chatten?
    • Hur går votering till?
    • Vem kan hjälpa till vid eventuella tekniska frågor?

Efter årsmötet

  • Årsmötessekreteraren skriver ett protokoll som justeras av justerare och mötesordförande.
  • Rapportera in nya förtroendevalda till förbundet centralt så att de direkt får ta del av information, facklig utbildning och annat stöd.
  • Kom också ihåg att anmäla nya förtroendevalda till arbetsgivaren för att de ska omfattas av förtroendemannalagen (FML).
  • Presentera den nya styrelsen och andra förtroendevalda för medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen så att de får ansikten sina fackliga representanter.
  • Planera introduktion och facklig utbildning för de nyvalda.
  • Genomför ett konstituerande möte där ni fördelar styrelsens uppdrag och arbetsuppgifter.

Stadgar

Er lokala verksamhet har lokala föreningsstadgar och instruktioner. Se materialet vanligtvis ser ut.

Lokala stadgar & instruktioner
Senast uppdaterad 2021-06-30
Till toppen