Årsmöte och stadgar

• När på året ska årsmötet genomföras? I stadgarna brukar det framgå senast när på året ni ska genomföra mötet. Undvik perioder med lov eller semester.
• Kontrollera om ni omfattas av utvecklingsavtal eller samverkansavtal eller annat avtal som ger er möjlighet att samla medlemmar på betald arbetstid.
• När under dagen ska det förläggas? Lunchtid kan vara ett bra alternativ eftersom till exempel småbarnsföräldrar och deltidsarbetande kollegor kan ha svårt att komma på morgon och kväll.
• Bestäm och boka möteslokal/digitalt möte.

Planera upplägget på mötet efter tumregeln att dela upp mötestiden i tre lika stora delar:

1. Formalia – val, revision med mera. Årsmötet inleds med val av mötesordförande, mötessekreterare och justeringsmän. Förbered detta genom att fundera över lämpliga personer som kan vidtalas innan och föreslås på plats.
2. Aktuellt ämne/utveckling av verksamheten – vad tycker medlemmarna i en aktuell fråga? Planera en fråga att lyfta på mötet för att uppmuntra till dialog så att medlemmarna får möjlighet att påverka och ni i styrelsen får inspel i ert arbete. Ni kan även bjuda in en talare/föreläsare från arbetsgivaren eller externt för information eller inspiration. Glöm inte att berätta om allt bra ni gör i styrelsen. Hur har ni exempelvis bidragit till en bättre löneprocess, påverkat vid omorganisationer eller drivit arbetsmiljöfrågor? Berätta om det fackliga arbetet och håll medlemmarna engagerade.
3. Trevligheter – ta tid av mötet för att ha roligt, prata och lära känna varandra. Det ger energi och nya idéer föds ofta i mer informella sammanhang.

• Rama in årsmötet med roll-ups, godis, material om lönesamtal, medlemskapet eller annat som hänger ihop med vad ni ska prata om under mötet. Det ger ett mervärde för deltagarna och ett proffsigt intryck.
• Ta emot medlemmarna när de kommer, hälsa välkomna och presentera er.
• Kanske kan ni bjuda på något under mötet? Många arbetsgivare tillhandahåller visst bidrag till den lokala fackliga verksamheten. Du kan även ansöka om ekonomiskt bidrag från förbunden ni representerar för att bjuda på fika eller något lättare att äta. En förutsättning är att du har en plan för aktiviteten och att du ansöker i tillräckligt god tid så att du får den beviljad innan aktiviteten. Läs mer om hur du ansöker. 

För att locka fler deltagare och skapa engagemang kan ni ta hjälp av dragplåster som exempelvis:

• Aktivitet med arbetsgivaren. Det kan vara vd, personalchef eller annan arbetsgivarrepresentant som ni bjuder in för att berättar om senaste omorganisationen, neddragningen, löneprocessen mm.
• Boka en föreläsning med en expert från Sveriges Ingenjörer på olika teman. Se utbud och boka.
• Välj ett webbinarium från förbundets utbud på Sveriges Ingenjörer Play och diskutera tillsammans .

Ska en eller flera styrelsemedlemmar kliva av sina uppdrag på årsmötet? Då kan det vara trevligt att uppmärksamma dem med en blomma eller med en profilprodukt, som ni kan beställa kostnadsfritt från oss, som tack för deras arbete. Profilprodukter kan beställas här.

Ni kan också fylla i och skriva ut ett personligt diplom med den förtroendevaldes namn, en kort text och en signatur. Skriv ut på ett lite styvare papper. Snyggast blir det om det sätts i en ram. Mall för diplom.