Årsmöte

• När på året ska årsmötet genomföras? I stadgarna brukar det framgå senast när på året ni ska genomföra mötet. Undvik gärna perioder med lov eller semester.
• Kontrollera om ni omfattas av utvecklingsavtal eller samverkansavtal eller annat avtal som ger er möjlighet att samla medlemmar på betald arbetstid.
• När under dagen ska det förläggas? Vad passar medlemmarna bäst? Lunchtid kan vara ett bra alternativ eftersom till exempel småbarnsföräldrar och deltidsarbetande kollegor kan ha svårt att komma på morgon och kväll.
• Bestäm och boka möteslokal.
• Stäm av med valberedningen att de arbetar med förslag till ny styrelse och när det ska vara klart.

Till din hjälp finns flera mallar att ladda hem så att du kan tänka på vad du vill skriva inbjudan eller presentationen i stället för hur det ska se ut.

Här finns mallar och annat material

Rama in årsmötet med roll-ups, godis, material om lönesamtal, medlemskapet eller annat som hänger ihop med vad ni ska prata om under mötet. Det ger ett mervärde för deltagarna och ett proffsigt intryck.

Ta emot medlemmarna när de kommer, hälsa välkomna och presentera er.

Årsmötet inleds med val av mötesordförande, mötessekreterare och justeringsmän. Förbered detta genom att fundera över lämpliga personer som kan vidtalas innan och föreslås på plats.

Kanske kan ni bjuda på något under mötet? Många arbetsgivare tillhandahåller visst bidrag till den lokala fackliga verksamheten. Du kan även ansöka om ekonomiskt bidrag från förbunden ni representerar för att bjuda på fika eller något lättare att äta. En förutsättning är att du har en plan för aktiviteten och att du ansöker i tillräckligt god tid så att du får den beviljad innan aktiviteten.

Synliggör medlemskapets värde genom att på olika sätt arbeta för en bättre arbetssituation. Hur har ni exempelvis bidragit till en bättre löneprocess, påverkat vid omorganisationer eller drivit arbetsmiljöfrågor? Detta är ett bra tillfälle att berätta om fackliga arbetet och göra fler medlemmar nyfikna på att engagera sig.

Planera upplägget efter tumregeln att dela upp mötestiden i tre lika stora delar:

• Formalia - val, revision med mera.
• Utveckling av verksamhet och deltagare - framtidsdiskussioner, vad tycker medlemmarna i en specifik fråga, inspirerande talare och annan utveckling.
• Roligt – investera också tid i att ha roligt, prata och lära känna varandra. Det ger energi och nya idéer föds ofta i mer informella sammanhang.

För att locka fler deltagare och skapa engagemang kan ni ta hjälp av dragplåster som exempelvis:

• Aktivitet med arbetsgivaren. Det kan vara en vd, personalchef eller annan arbetsgivarrepresentant som berättar om senaste omorganisationen, neddragningen, löneprocessen mm.
• Seminarium eller webbinarium med hjälp av förbundets kansli.
• Dialog om aktuellt ämne. Uppmuntra medlemmarna att berätta vad de tycker. Välj en rubrik som ”Förändringar i arbetstidsförläggning – kom och diskutera frågan på årsmötet”. Frågor på arbetsplatsen brukar engagera, medlemmarna får möjlighet att påverka och ni i styrelsen får inspel i ert arbete.